ให้นักศึกษาอธิบายความจากหัวข้อต่อไปนี้
1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
-สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้ อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เพื่อควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ มีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
-การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้
1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย
- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร
- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้
2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร
2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค
2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ
3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ
4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน
6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุ
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
-การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย
- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร
- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
-สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1. ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
2. การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
3. สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
-เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์, ระบบโทรคมนาคม, ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
-การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา
- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation)
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
- ด้านการประมวลข้อมูล
- การจัดทำสารสนเทศ
- การประกอบวิชาชีพ
- การสนับสนุนผู้บริหาร
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
-สำนักงานอัตโนมัติมี 6 วิธี ดังนี้
1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้
- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
2. บุคลากร ที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ
2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
3. ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.2 การวางแผนการพัฒนา
3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
4 .สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ
4.1 ข้อมูลหน่วยงาน
4.2 ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน
4.3 ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน
4.4 ข้อมูลผู้ใช้
4.5 ระบบการสื่อสาร
4.6 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้
4.7 การสนับสนุนเมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
5. วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้
5.1 การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์
5.2 การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ
5.3 การว่าจ้างบริษัทภายนอก
5.4 การซื้อระบบงานมาตรฐาน
5.5 การซื้อระบบงาน
5.6 การจัดซื้อบริการ
6. วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6.1 การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
6.2 การออกแบบระบบ
6.3 การสร้างและการติดตั้งระบบ
6.4 การทดสอบระบบงาน
6.5 การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6.6 การเปลี่ยนระบบ
6.7 การประเมินและปรับปรุงระบบ
10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
-มีปัญหาเล็กน้อยที่บางครั้งตามอาจารย์ไม่ทันเวลาอาจารย์สอนในเนื้อหา แต่ก็พยายามตั้งใจเรียน ถามเพื่อน เพื่อให้เกิดความเข้าใจ
11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
-ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
-สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้ อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เพื่อควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ มีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
-การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้
1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย
- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร
- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้
2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร
2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค
2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ
3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ
4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน
6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุ
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
-การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย
- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร
- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
-สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1. ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
2. การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
3. สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
-เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์, ระบบโทรคมนาคม, ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
-การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา
- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation)
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
- ด้านการประมวลข้อมูล
- การจัดทำสารสนเทศ
- การประกอบวิชาชีพ
- การสนับสนุนผู้บริหาร
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
-สำนักงานอัตโนมัติมี 6 วิธี ดังนี้
1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้
- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
2. บุคลากร ที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ
2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
3. ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.2 การวางแผนการพัฒนา
3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
4 .สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ
4.1 ข้อมูลหน่วยงาน
4.2 ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน
4.3 ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน
4.4 ข้อมูลผู้ใช้
4.5 ระบบการสื่อสาร
4.6 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้
4.7 การสนับสนุนเมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
5. วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้
5.1 การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์
5.2 การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ
5.3 การว่าจ้างบริษัทภายนอก
5.4 การซื้อระบบงานมาตรฐาน
5.5 การซื้อระบบงาน
5.6 การจัดซื้อบริการ
6. วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6.1 การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
6.2 การออกแบบระบบ
6.3 การสร้างและการติดตั้งระบบ
6.4 การทดสอบระบบงาน
6.5 การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6.6 การเปลี่ยนระบบ
6.7 การประเมินและปรับปรุงระบบ
10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
-มีปัญหาเล็กน้อยที่บางครั้งตามอาจารย์ไม่ทันเวลาอาจารย์สอนในเนื้อหา แต่ก็พยายามตั้งใจเรียน ถามเพื่อน เพื่อให้เกิดความเข้าใจ
11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
-ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
